Raramente un ente si trova nella necessità di pianificare ex novo il proprio sistema documentale. Molto più frequentemente nella Pubblica Amministrazione i processi di innovazione riguardano la modificazione di contesti già posti in essere e, pertanto, qualsiasi intervento significativo in tal senso determina conseguenze di maggiore o minore entità sulle attività amministrative e sugli strumenti operativi già in uso. Buona parte delle difficoltà che si riscontrano nell'applicazione alle diverse realtà della normativa emanata negli ultimi anni, di per sé particolarmente fluida e non di rado contraddittoria, dipende appunto da ciò.
Per fronteggiare e risolvere tali difficoltà può essere utile fare riferimento a strumenti di indirizzo complessivi che inquadrino i processi di introduzione dell'e-government all'interno delle tematiche tipiche della disciplina archivistica e documentaria. Uno dei limiti più evidenti dei progetti pubblici di riorganizzazione documentale consiste infatti nel prendere in esame soltanto singoli aspetti del funzionamento dei sistemi archivistici, quali ad esempio l'introduzione o il cambiamento dell'applicativo di protocollo; l'utilizzazione di un nuovo piano di classificazione; la redazione di un manuale di gestione dell'archivio, senza pensare, come sarebbe opportuno, a un approccio più sistematico, che prenda in esame l'intero ciclo di vita dei documenti.
Standard e linee guida
• UNI ISO 15489-1: 2006 Informazione e documentazione - Gestione dei documenti di archivio - Principi generali.
• UNI ISO 15489-2: 2007 Informazione e documentazione - Gestione dei documenti di archivio – Linee Guida. Standard internazionale sul record management: nasce dalle linee guida sviluppate in ambito australiano e si applica principalmente alla gestione degli archivi pubblici, ma può risultare utile anche per gli archivi privati. Si suddivide in due sezioni: nella prima vengono trattati alcuni principi guida, nella seconda si forniscono delle indicazioni pratiche. Per un approfondimento si rimanda alla presentazione di Giovanni Michetti, Uno standard per la gestione documentale: il modello ISO 15489 (file pdf – 1254 KB).
• Model Requirements for the management of electronic records (Moreq2): è la proposta della Commissione Europea per delineare i requisiti necessari alla creazione di un modello funzionale per i sistemi di gestione elettronica dei documenti archivistici.
• International Council on Archives, Principles and Functional Requirements for Records in Electronic Office Environments (2008) (file pdf - 1857 KB): la redazione di questi principi e requisiti funzionali è stata promossa dal Consiglio internazionale degli archivi; essi rappresentano un’importante riflessione, dal punto di vista degli archivisti, su questioni cruciali connesse al cambiamento in atto.
Normativa italiana
• d.p.r. 28 dic. 2000, n. 445, Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa.
• d.p.c.m. 31 ott. 2000, Regole tecniche per il protocollo informatico.
• d. lgs. 30 dic. 2010, n. 235, nuovo Codice dell'Amministrazione digitale.
• Sul sito di Agenzia per l’Italia digitale (gestione ex DigitPA), è disponibile una raccolta organica di provvedimenti normativi su tutta la materia delle tecnologie dell’informazione e della comunicazione (ICT), comprensiva delle disposizioni in materia di gestione documentale.
Progetti e buone pratiche
• The International Research on Permanent Authentic Records in Electronic Systems (InterPARES Project) mira allo sviluppo delle conoscenze essenziali per la conservazione a lungo termine di documenti archivistici autentici, creati o conservati in forma elettronica, e fornisce le basi per standard, politiche, strategie e piani d'azione in grado di assicurarne la permanenza nel tempo e l’autenticità.
La terza fase del progetto, InterPARES 3, Theoretical Elaborations into Archival Management (TEAM), ovvero "Elaborazione teorica nella gestione degli archivi: sviluppare la teoria della conservazione di documenti autentici in sistemi digitali per le strutture archivistiche di piccola e media dimensione", è un progetto di collaborazione internazionale a cui partecipano numerosi team regionali, nazionali e internazionali, compreso il Team Italy. Nella sezione "Aggiornamenti della ricerca" si possono consultare la documentazione del progetto, gli studi generali e gli studi di singoli casi.
Bibliografia essenziale e altre risorse
Luciana Duranti, I documenti archivistici. La gestione dell'archivio da parte dell'ente produttore, Roma, Ministero per i Beni Culturali e Ambientali, Ufficio Centrale per i Beni Archivistici, 1997.
Maria Guercio, Archivistica informatica. I documenti in ambiente digitale, Roma, Carocci, 2002.
Federico Valacchi, La memoria integrata nell'era digitale: continuità archivistica e innovazione tecnologica, Corazzano (Pisa), Titivillus, 2006.
Paola Carucci - Maria Guercio, Manuale di archivistica, Roma, Carocci, 2008.
Una sezione del sito dei National Archives del governo britannico è dedicata alla gestione e alla conservazione dei documenti archivistici in formato elettronico.
Sul sito della Biblioteca e dell’Archivio nazionale canadesi è presente una rassegna aggiornata di notizie, risorse, strumenti relativi all'e-government in ambito internazionale.
Allo scopo di sostenere una maggiore cooperazione fra istituzioni nel campo degli archivi e di organizzare periodici incontri internazionali di approfondimento su tematiche di interesse archivistico, è nato nel 1994, per iniziativa del Consiglio dell’Unione Europea, il DLM Forum. In questa sede sono stati elaborati e discussi, fra l’altro, i requisiti del modello MoReq (vedi sopra).
