La dichiarazione dell’interesse storico particolarmente importante, ai sensi dell'art. 13 del d.lgs. 22 gen. 2004, n. 42, Codice dei beni culturali e del paesaggio, accerta la sussistenza delle caratteristiche di bene culturale di archivi e/o singoli documenti appartenenti a privati (famiglie, persone, associazioni ed enti di natura privata, imprese, ecc.). Una volta intervenuta tale dichiarazione, gli archivi e i singoli documenti sono a tutti gli effetti dei beni culturali sottoposti alla normativa di tutela prevista dallo stesso Codice.
Tale dichiarazione non è necessaria per gli archivi e i documenti dello Stato, delle Regioni e di qualsiasi ente pubblico, i quali sono considerati dalla legge già beni culturali di per sé. Qualora la natura giuridica di enti o istituti pubblici muti in qualunque modo, ad esempio per effetto di provvedimenti di privatizzazione, i loro archivi rimangono sottoposti a tutela, ai sensi dell'art. 13, comma 2, senza la necessità che intervenga la dichiarazione d'interesse storico.
Il provvedimento dichiarativo dell'interesse storico è emanato dalla Soprintendenza Archivistica competente per territorio e formalizza il risultato dell'attività conoscitiva sul patrimonio documentario svolta da quest'ultima (art. 36 del DPCM 29 agosto 2014, n. 171 "Regolamento di organizzazione del Ministero dei Beni e delle Attività Culturali e del Turismo").
Il privato proprietario, possessore o detentore dell'archivio può opporsi al provvedimento entro trenta giorni dalla notifica della dichiarazione facendo ricorso amministrativo al Ministero dei beni e delle attività culturali e del turismo per motivi di legittimità e di merito. E' altresì possibile ricorrere in via giurisdizionale al Tribunale Amministrativo Regionale (TAR) che può intervenire per i soli vizi di legittimità. Il ricorso giurisdizionale deve essere notificato entro 60 giorni dalla notifica dell'atto impugnato.
La dichiarazione produce effetti sulla disponibilità del bene da parte del privato proprietario, possessore o detentore dell'archivio, in quanto lo assoggetta agli obblighi e ai divieti connessi al regime vincolistico previsto dal Codice dei beni culturali e del paesaggio in materia di protezione, conservazione e circolazione dei beni culturali.
In particolare essa comporta il divieto di smembrare l’archivio e/o l’insieme dei documenti e alcuni obblighi, quali: l’adeguata conservazione, la richiesta di autorizzazione alla Soprintendenza Archivistica per l’eventuale spostamento dei beni, la denunzia alla medesima dell’eventuale trasferimento di proprietà dei beni (entro 30 giorni) ed infine consentire alla Soprintendenza, in seguito a preavviso, l’effettuazione di visite ispettive.
Lo spostamento di sede, il trasferimento ad altre persone giuridiche (vedi Spostamento e trasferimento) e ogni scarto (vedi Scarto archivistico) che interessi gli archivi dichiarati di interesse storico, nonché l'esecuzione di qualunque intervento su di essi (vedi Interventi sugli archivi), sono subordinati al rilascio di una autorizzazione da parte della Soprintendenza Archivistica, ai sensi dell'art. 21 del Codice. Rientrano fra tali interventi il riordinamento, l'inventariazione, il restauro e la riproduzione fotografica o digitale degli archivi.
Il privato proprietario, possessore o detentore di un archivio dichiarato, che abbia effettuato su di esso interventi conservativi, può essere ammesso a ricevere contributi statali ai sensi degli artt. 34 e 35 del Codice, e può usufruire delle agevolazioni tributarie previste dalla legge (art. 31).
Gli archivi privati dichiarati di interesse storico ai sensi dell’art. 13 possono essere consultati dagli studiosi che ne facciano motivata richiesta tramite il soprintendente archivistico, nei modi previsti dall’art. 127 del Codice (vedi Consultazione di archivi vigilati).
