L'acquisizione in comodato da parte degli Archivi di Stato di archivi privati di "particolare pregio", perché ne sia consentita la fruizione da parte della collettività (d.lgs. 22 gen. 2004, n. 42, Codice dei beni culturali e del paesaggio, art. 44, commi 1-4), è soggetta ad autorizzazione del Ministero dei beni e delle attività culturali e del turismo, che ai sensi del d.p.r. 26 nov. 2007, n. 233, art. 17, comma 3, lettera m), viene rilasciata dal Direttore regionale competente per territorio su proposta della Soprintendenza archivistica.
La Soprintendenza istruisce inoltre il procedimento di deposito presso gli Archivi di Stato di archivi di enti pubblici (occorre una deliberazione dell’organo direttivo e l’elenco dei documenti che si intendono depositare). L’autorizzazione per il deposito viene rilasciata dalla Direzione generale per gli archivi (d.lgs. 22 gen. 2004, n. 42, art. 44, comma 5), mentre il rapporto è regolato mediante una convenzione tra l'Archivio di Stato e l’ente depositante, che stabilisca gli obblighi e i diritti delle parti.
Al fine di garantire la sicurezza e di assicurare la conservazione dei beni culturali archivistici che corrano seri pericoli di danneggiamento e/o dispersione, il Ministero ha facoltà di far trasportare in maniera coattiva e temporaneamente custodire detti beni in pubblici istituti, ai sensi dell’art. 43 del Codice.
La volontà di un privato di effettuare una donazione di materiale documentario allo Stato deve essere manifestata con lettera indirizzata alla Soprintendenza Archivistica dalla quale risultino, oltre che le generalità complete del donante ed il codice fiscale, la dichiarazione della piena disponibilità del bene ed il valore venale attribuito al medesimo (vedi fac simile).
La donazione deve effettuarsi mediante atto pubblico, soggetto a registrazione gratuita; se è invece di modico valore (fino a euro 10.000,00) essa è regolata da una semplice scrittura privata. In entrambi i casi è indispensabile un elenco dei documenti che si intendono donare.
