L’outsourcing è il processo di esternalizzazione ovvero l’affidamento a terzi dell’organizzazione e gestione dei servizi d’archivio, a carattere collaborativo tra le parti e nel rispetto dei vincoli normativi e contrattuali, che ha come obiettivo una maggiore efficienza e qualità del servizio.
Gli Enti e Aziende pubblici dovranno porre particolare attenzione al rispetto della normativa in vigore per l’accesso alla documentazione corrente e di deposito (l. 241/1990 e successive modifiche ed integrazioni), per la consultabilità a fini storici degli atti conservati negli archivi (d.lgs 42/2004 e successive modifiche ed integrazioni), sulla formazione, archiviazione e trasmissione dei documenti informatici, sulla gestione elettronica dei documenti e la registrazione di protocollo (d.p.r. 445/2000, d.lgs. 82/2005 e successive modifiche ed integrazioni).
In caso di affidamento dell’archivio all’esterno e conseguente trasferimento, la normativa vigente impone che esso si preventivamente subordinato ad autorizzazione della Soprintendenza competente. Nella richiesta di autorizzazione dovranno essere indicati tutti quegli elementi necessari per espletare la tutela e la vigilanza dell’archivio: ragione sociale della azienda privata, indirizzo, caratteristiche dei locali di deposito, descrizione delle tipologie documentarie oggetto del trasferimento, elenco di consistenza delle medesime.
Un gruppo di studio dedicato al tema dell'outsourcing è stato promosso dalla Direzione generale Archivi e dall’Associazione Nazionale Archivistica Italiana con la partecipazione di alcune delle società più importanti del settore.
