La digitalizzazione dell'attività amministrativa, cui puntano le recenti riforme per l'innovazione della Pubblica amministrazione, comporta la produzione di documenti informatici la cui conservazione a norma nel tempo è condizione essenziale della loro stessa utilizzazione.
Tale aspetto, pur risultando cruciale, non è stato tenuto in debito conto dalle disposizioni normative degli ultimi anni. È essenziale, invece, per un ente pubblico che intenda intraprendere coerenti azioni e progetti di e-government, ricevere garanzie sulla persistenza nel tempo della documentazione prodotta in formato digitale. Tali garanzie possono darsi solo all’interno di un processo di ininterrotta custodia in cui siano ben individuate non soltanto le infrastrutture e le componenti tecnologiche proprie del sistema di conservazione, ma anche le professionalità, le procedure e le responsabilità dei singoli operatori.
Standard e linee guida
• ISO 14721:2002 OAIS (Open Archival Information System): Il modello OAIS nasce da un'iniziativa del Consultative Committee for Space Data Systems (Comitato consultivo per i sistemi dei dati spaziali) – CCSDS, il quale, a partire dalla metà degli anni Novanta, propose di sviluppare un modello di riferimento per un sistema informativo aperto per l'archiviazione. Nel giugno del 2000 il modello fu approvato e pubblicato come standard ISO in bozza. Dopo un periodo di riesame e di revisione, il modello di riferimento fu approvato nel gennaio 2002 come standard internazionale ISO 14721. La Regione Toscana ha messo a disposizione la traduzione italiana di una breve guida introduttiva al modello OAIS (file pdf – 279 KB), a cura di Brian F. Lavoie. La traduzione italiana dello standard è a cura di Giovanni Michetti, Open Archival Information System / Sistema informativo aperto per l’archiviazione, Roma, ICCU, 2007.
• ISO/IEC 27001: 2005, Information technology - Security techniques - Information security management systems - Requirements: definisce i requisiti di un ISMS (Information Security Management System).
• Per un elenco degli elementi di certificazione per depositi digitali si confronti la checklist (file pdf – 403 KB) della Digital Repository Certification Task Force, promossa dal Research Library Group e dai National Archives degli Stati Uniti.
• PREMIS (PREservation Metadata: Implementation Strategies) è il risultato dell'attività di un gruppo di lavoro internazionale costituito allo scopo di creare un modello di riferimento standard per la conservazione a lungo termine degli oggetti digitali, la gestione e lo scambio di metadati tra i repositories. Il PREMIS Working Group ha realizzato nel 2005 la prima versione del PREMIS Data Dictionary, contenente una panoramica generale di dati necessari all'attività della conservazione del digitale e linee guida utili alla creazione, all'uso e alla gestione delle risorse digitali.
• Digital Repository Audit Method Based on Risk Assessment (DRAMBORA) toolkit intende fornire un pacchetto di strumenti per il controllo e la verifica dei requisiti di repositories digitali.
Normativa
• La deliberazione CNIPA 19 feb. 2004, n. 11, Regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali, definisce le procedure per la conservazione dei documenti digitali. All'art. 5 viene introdotta la figura fondamentale del ‘responsabile della conservazione’, e ne vengono definiti i compiti.
Progetti
• Il sito "Conservazione Digitale. Centro di Eccellenza Italiano sulla Conservazione Digitale" che raccoglie documenti, materiale didattico, normativa e standard è stato realizzato nell'ambito del progetto europeo APARSEN dal team di ricercatori che fa capo al CINI (Consorzio Interuniversitario Italiano per l'Informatica) e si rivolge specificamento ad un pubblico italiano con contenuti prevalentemente in lingua italiana
• Il Progetto APARSEN (Alliance for Permanent Access to the Records of Science in Europe Network) è una NoE (Network of Excellence), finanziata dall’Unione Europea: oltre 30 partner (imprese e istituzioni di ricerca) di sette diverse nazionalità che operano nel settore della conservazione digitale
• Il Progetto InterPARES dedica largo spazio ai temi della conservazione autentica della documentazione in formato digitale.
• Il progetto CASPAR (Cultural, Artistic and Scientific knowledge for Preservation, Access and Retrieval), ha tra i suoi obiettivi quello di implementare, estendere e validare il modello OAIS (ISO:14721:2003).
• Materiali interessanti sono reperibili anche sul sito del progetto Erpanet (Electronic Resource Preservation and Access Network).
• Digital Preservation Europe (DPE): sulla base dei precedenti lavori di Erpanet, DPE risponde alla necessità di migliorare il coordinamento delle attività in corso per garantire la tutela dei materiali digitali. Sul progetto vedi il contributo di Giuliana Sgambati, La conservazione dei documenti digitali: il progetto Digital Preservation Europe, 2008 (file pdf – 301 KB).
• Il progetto Planets mira a fornire una struttura sostenibile che assicuri la conservazione a lungo termine di contenuti digitali, in particolare di documenti biblioteconomici e di e-government.
Bibliografia essenziale e altre risorse
Luciana Duranti, I documenti archivistici. La gestione dell'archivio da parte dell'ente produttore, Roma, Ministero per i Beni Culturali e Ambientali, Ufficio Centrale per i Beni Archivistici, 1997.
Maria Guercio, Archivistica informatica. I documenti in ambiente digitale, Roma, Carocci, 2002.
Stefano Vitali, Passato digitale. Le fonti dello storico nell'era del computer, Milano, Mondadori, 2004.
Stefano Pigliapoco, La memoria digitale delle amministrazioni pubbliche: requisiti, metodi e sistemi per la produzione, archiviazione e conservazione dei documenti informatici, Santarcangelo di Romagna, Maggioli, 2005.
Maria Guercio, La conservazione delle memorie digitali, in “Biblioteconomia: principi e questioni”, a cura di Giovanni Solimine e Paul Gabriele Weston, Roma, Carocci, 2007, pp. 395-412.
Paola Carucci - Maria Guercio, Manuale di archivistica, Roma, Carocci, 2008.
Maria Guercio, I caratteri fondamentali del documento digitale. Le 'criticità' della conservazione digitale e la normativa in materia vigente in Italia, 2008 (file pdf – 603 KB).
Seconda Conferenza Nazionale degli Archivi, Gruppo di lavoro sulla conservazione delle memorie digitali, Documento conclusivo, 2009 (file pdf – 235 KB).
La National Archives and Records Administration (NARA) del governo statunitense dedica una sezione del proprio sito agli Electronic Records Archives (ERA).
Tutorial introduttivo sulle tematiche della conservazione.
