La cosiddetta digitalizzazione della Pubblica Amministrazione e la produzione e la gestione dei documenti informatici rappresentano una vera e propria sfida per gli amministratori pubblici e per gli archivisti; sfida che prende le mosse dalla convinzione che i principi disciplinari dell'archivistica costituiscano uno strumento fondamentale per affrontare il cambiamento e, non di rado, l'unico argine nei confronti di progetti improvvisati e di scelte poco ponderate sotto vari profili: quelli delle modalità di sedimentazione dell'archivio, del contesto organizzativo e, talvolta, anche amministrativo.
Solo la collaborazione fattiva tra records manager, dirigenti pubblici, studiosi di discipline giuridiche e amministrative da un lato, e informatici dall'altro, può creare le condizioni per una reale innovazione nelle procedure, nella progettazione degli strumenti operativi e nei servizi della Pubblica Amministrazione, senza trascurare le garanzie giuridiche da salvaguardare a beneficio della collettività e i principi di una corretta produzione e gestione della documentazione amministrativa.
Ispirandosi a una visione di questo genere, questa sezione intende offrire agli archivisti e a quanti operino all'interno delle Pubbliche Amministrazioni della Regione Toscana, sintetiche indicazioni su strumenti utili per affrontare una tematica particolarmente complessa quale quella in parola, soggetta a rapidissimi mutamenti sotto il profilo tecnologico e quello normativo.
La sezione è articolata in pagine che, a partire da una concezione sistemica degli archivi in formazione nel contesto digitale – l'unica possibile ai sensi della disciplina archivistica – si sviluppano secondo le tappe del ciclo di vita dei documenti, dalla loro formazione alla loro conservazione nel lungo termine. Ciascuna di esse si apre con una breve premessa che affronta le criticità dell'argomento trattato, cui fanno seguito alcuni paragrafi che elencano e, se necessario, commentano gli standard e le linee guida cui fare riferimento; seguono i riferimenti alla normativa italiana applicabile; segnalazioni di progetti e di buone pratiche da cui trarre insegnamento; infine, segnalazioni bibliografiche di approfondimento.
