Ai sensi dell'art. 127 del d.lgs. 22 gen. 2004, n. 42, Codice dei beni culturali e del paesaggio, il privato proprietario, possessore o detentore a qualsiasi titolo di archivi o di singoli documenti dichiarati di interesse culturale ha l'obbligo di permettere la consultazione dei documenti allo studioso che ne faccia motivata richiesta tramite il competente Soprintendente archivistico. Le modalità di consultazione sono concordate tra lo stesso privato e il Soprintendente.
Ai sensi dello stesso articolo sono esclusi dalla consultazione:
• i singoli documenti dichiarati di carattere riservato, relativi alla politica estera o interna dello Stato, per i quali sia stata emessa la declaratoria di riservatezza dal Ministero dell'Interno, che diventano consultabili trascorsi 50 anni dalla loro data;
• i documenti contenenti dati sensibili e dati giudiziari, che diventano consultabili trascorsi 40 anni dalla loro data. Per "dati sensibili" si intendono i dati personali idonei a rivelare l'origine etnica, le convinzioni religiose, filosofiche o di altro genere, le opinioni politiche, l'adesione a partiti, sindacati, associazioni a carattere religioso, filosofico, politico, sindacale. Sono dati giudiziari i dati personali idonei a rivelare l’esistenza di provvedimenti riportati nel casellario giudiziale, nell’anagrafe delle sanzioni amministrative dipendenti da reato o a rivelare la qualità di imputato o indagato ai sensi degli artt. 60 e 61 del Codice di procedura penale;
• i documenti contenenti dati personali riguardanti la salute, la vita sessuale e situazioni particolarmente riservate, che diventano consultabili trascorsi 70 anni dalla loro data.
I privati proprietari, possessori o detentori di archivi dichiarati di interesse culturale possono inoltre porre la condizione di non consultabilità per l’insieme o per una parte dei documenti compresi nell'ultimo settantennio.
L'eventuale autorizzazione alla consultazione di documenti contenenti informazioni di natura riservata o dichiarata tale è di competenza del Ministero dell'Interno, per il tramite della Soprintendenza archivistica.
La consultazione di archivi conservati presso soggetti privati prevede l’assunzione dell’obbligo, da parte dello studioso, di osservare il "Codice di deontologia e di buona condotta per i trattamenti di dati personali per scopi storici" (provvedimento del Garante per la protezione dei dati personali del 14 mar. 2001, n.8/P/2001, ora allegato al d.lgs. 30 giugno 2003, n. 196, "Codice in materia di protezione dei dati personali").
L'impegno ad osservare il Codice di deontologia e di buona condotta si estende alla consultazione di archivi privati utilizzati per scopi storici, anche quando non sia intervenuta la dichiarazione dell’interesse culturale.
