Raccomandazioni e buone pratiche
Qualora si debbano abbandonare locali d’archivio nell’incombere di possibili scosse sismiche oppure perché, a seguito di scosse sismiche già verificatesi, i locali sono stati dichiarati inagibili e si temono crolli, occorre adottare le seguenti precauzioni:
• disarmare gli impianti antincendio a gas;
• chiudere l’impianto dell’acqua onde evitare possibili rotture di tubi, con il conseguente allagamento dei locali e danno per la documentazione;
• se l’edificio è collocato in zone in cui è interdetto l’accesso al pubblico e che sono presidiate dalle forze dell’ordine o dalla Protezione civile (per esempio le "zone rosse" di città e paesi terremotati) disattivare anche l’impianto elettrico, compreso il sistema antintrusione;
• se l’edificio non è controllato, lasciare inserito l’impianto antintrusione.
Nel caso in cui il locale in cui è conservata documentazione archivistica sia crollato o sia stato gravemente danneggiato e la documentazione sia sepolta dalle macerie, si raccomanda di proteggere il meglio possibile il materiale superstite dalle intemperie e soprattutto dalla pioggia. E' sufficiente coprire le macerie con teli di plastica o mezzi simili. Si ricorda che la documentazione d’archivio coperta da polvere, calcinacci, mattoni può essere nella maggior parte dei casi recuperata e riordinata. Molto più difficile farlo quando le carte abbiano assorbito polvere e detriti trasformati in fanghiglia.
Della presenza di archivi nell’area danneggiata vanno avvertiti il prima possibile i vigili del fuoco, le forze dell’ordine, la Soprintendenza archivistica.
Nel caso di inondazioni o anche di semplici allagamenti di stabili, la documentazione va estratta immediatamente dai locali interessati e trasportata in ambienti asciutti dove potrà essere stesa, asciugata mediante interfoliazione o anche con l’ausilio di impianti di ventilazione. La tempestività di queste operazioni potrà impedire danni irreparabili alla struttura del supporto cartaceo, che sarebbero ancora più gravi quando l’acqua trasportasse con sé fango o agenti inquinanti.
Per un recupero definitivo il materiale va affidato a laboratori specializzati nella disinfezione, necessaria per prevenire l’insorgere di muffe, e nel restauro.
È stata costituita presso la Direzione Regionale per i Beni Culturali e Paesaggistici della Toscana l'Unità di crisi con lo scopo di coordinare le attività sul territorio degli uffici del MiBAC e garantire il collegamento con le strutture di Protezione Civile dei Vigili del fuoco e dei Carabinieri per la Tutela del Patrimonio Culturale.
