Il d.p.r. 28 dic. 2000, n. 445, "Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa" prevede che le Pubbliche amministrazioni si dotino di un sistema di gestione dei flussi documentali quale strumento per il controllo dell'iter dei procedimenti amministrativi attraverso la gestione dei relativi fascicoli. Il sistema di gestione dei flussi documentali include in sé il sistema di gestione informatica dei documenti, di cui costituisce un ampliamento e un’integrazione ulteriori.
Mentre gli artt. 50-60 stabiliscono le regole e le procedure di gestione dei documenti amministrativi (registrazione, segnatura, classificazione…), l'art. 64 tratta del procedimento amministrativo definendo il sistema di gestione dei flussi documentali come l'ambiente in cui le pubbliche amministrazioni, grazie a una corretta organizzazione dei documenti nei fascicoli e guidate da adeguati piani di classificazione, provvedono a gestire i loro procedimenti con sistemi informativi automatizzati.
Tale principio riconduce l'informatizzazione dei procedimenti a un sistema archivistico unico per ciascuna area organizzativa omogenea (AOO). Il principale strumento operativo per la formazione di tale sistema è il piano di classificazione, che ha appunto lo scopo di organizzare al meglio "tutti i documenti, compresi quelli non soggetti a registrazione di protocollo" (art. 64, comma 4).
Non risulta quindi corretto per una Pubblica amministrazione affiancare al sistema di gestione dei flussi documentali altri sistemi che gestiscano parallelamente e in maniera non integrata la documentazione amministrativa. Una simile tendenza risale ormai agli anni Ottanta e Novanta del secolo scorso, allorché l'assenza di una organica normativa sulla materia e la contestuale necessità di organizzare dati e documenti a supporto dei singoli procedimenti aveva indotto settori diversi di una medesima amministrazione a sviluppare sistemi autonomi per la conduzione degli affari e per la gestione documentale, accogliendo pedissequamente i principi logici e funzionali dei prodotti commerciali che il mercato metteva allora a disposizione.
Linee guida
• Un pacchetto integrato di strumenti archivistici per i Comuni, comprensivo di linee guida per la fascicolazione, è stato approntato dalla Direzione generale Archivi del Ministero dei beni e delle attività culturali e del turismo, grazie alle proposte di un gruppo di lavoro che ha visto la partecipazione anche di rappresentanti dell'Associazione Nazionale dei Comuni Italiani (ANCI).
Progetti
• Il progetto Ninfa (Normalizzazione delle INformazioni dei Fascicoli Archivistici), nasce dalla collaborazione tra la Direzione generale Archivi – Servizio II, l'ANAI - Associazione Nazionale Archivistica Italiana e l'Università degli Studi di Padova – Archivio generale. Ninfa, ulteriore sviluppo del progetto Aurora, si propone di realizzare un database contenente una descrizione dei fascicoli amministrativi (e dei principali documenti di cui essi sono composti) relativi a funzioni trasversali, strumentali e di supporto. Nel sito del progetto, alla sezione "Materiali", sono disponibili due interventi sul procedimento amministrativo, uno (file pdf – 339 KB) di Pietro Di Benedetto e uno (file pdf – 635 KB) di Gianni Penzo Doria, tratto da "Archivi e Computer" n. 2-3, 2007.
