Lo scarto d’archivio è l'operazione mediante la quale si provvede all’eliminazione dei documenti che hanno esaurito la loro validità giuridico-amministrativa e che, nello stesso tempo, si ritengono privi di interesse quali fonti per la ricostruzione storica. La periodica eliminazione di tali documenti è funzionale a una ordinata gestione dell'archivio e permette di garantire la conservazione ottimale di quanto si ritiene investito di valore permanente. Lo scarto costituisce inoltre il risultato di un’operazione di notevole rilevanza culturale, ovvero la selezione di quelle fonti documentarie che la nostra epoca ritiene di tramandare alle generazioni future per consentire una migliore conoscenza di sé.
Per una pratica ordinata dello scarto, ogni soggetto di natura pubblica si deve dotare di uno strumento operativo denominato "Piano di conservazione" o anche "Massimario di selezione e scarto", come disposto dall'art. 68 del d.p.r. 28 dic. 2000, n. 445, "Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa".
Il Piano di conservazione, redatto in stretta relazione con il Titolario di classificazione, riporta, accanto alle singole tipologie documentarie prodotte da ciascun ente nel corso della propria attività, i relativi tempi di conservazione. La funzione dello strumento è di stabilire dei criteri il più possibile condivisi da applicare durante la fase di individuazione dei documenti da eliminare, evitando così il rischio di scelte incoerenti e arbitrarie.
Sono disponibili su questo sito i Piani di conservazione elaborati per alcune tipologie di archivi pubblici:
• archivi comunali;
• archivi regionali;
• archivi di aziende sanitarie e ospedaliere;
• archivi delle camere di commercio;
• archivi degli istituti di previdenza;
• archivi di istituzioni scolastiche;
• archivi delle università
altri ancora sono reperibili in rete.
Poiché la valutazione della documentazione da scartare è un'operazione dagli effetti irreversibili, essa deve essere ispirata a criteri di massima prudenza e prevedere l’intervento di personale dotato di solide competenze archivistiche.
