Gli archivi delle aziende ospedaliere e sanitarie sono beni culturali di notevole complessità, in cui è presente documentazione di natura assai diversa, risultato di attività fortemente differenziate.
L’ingente produzione documentaria di tali enti e la difficoltà, per essi, di avvalersi di un'unica struttura di conservazione, rende particolarmente delicato il tema dell'organizzazione degli archivi di deposito e quello della selezione della documentazione archivistica ai fini della conservazione permanente; gli archivi storici, invece, che nel caso delle aziende ospedaliere risalgono ad antiche istituzioni assistenziali e di beneficenza, hanno trovato più facilmente sistemazione presso le strutture degli enti titolari, negli Archivi di Stato o negli archivi dei Comuni.
Normativa
• Gestione dei documenti radiologici: d.m. Sanità 14 feb. 1997. Determinazione delle modalità mediante cui i documenti radiologici e di medicina nucleare e i resoconti esistenti vengono resi tempestivamente disponibili per successive esigenze mediche.
• Gestione del registro di carico e scarico delle sostanze stupefacenti: d.m. Sanità 3 ago. 2001, pubblicato in Gazzetta Ufficiale n. 204 del 3 settembre 2001. Approvazione del registro di carico e scarico delle sostanze stupefacenti e psicotrope per le unità operative.
• Gestione del fascicolo permanente della sperimentazione: d.lgs. 6 nov. 2007, n. 200. Attuazione della direttiva 2005/28/CE recante principi e linee guida dettagliati per una buona pratica clinica nel trattamento di medicinali in fase di sperimentazione ad uso umano, nonché requisiti per l'autorizzazione alla fabbricazione o importazione di tali medicinali (artt. 17-21).
Strumenti per la gestione documentale
• La Direzione Generale Archivi ha attivato un progetto denominato "Schola salernitana" per la redazione di strumenti gestionali per gli archivi delle aziende sanitarie e ospedaliere: un regolamento, un titolario, un piano di conservazione (massimario).
• Per indicazioni utili sullo scarto dei documenti prodotti in ambito sanitario, che tengono conto della normativa sulla documentazione amministrativa, sulla protezione dei dati personali e sulla gestione dei rifiuti sanitari, si veda il documento Selezione e scarto di documenti nelle aziende sanitarie (file pdf - 334 KB), redatto a cura del Gruppo di lavoro sui rifiuti sanitari, a cui hanno preso parte la Soprintendenza archivistica per l’Emilia Romagna e il locale Servizio sanitario regionale: nel documento viene prevista la nomina, presso ciascuna Azienda sanitaria, di un referente unico per la procedura di scarto, responsabile di quel procedimento amministrativo e interlocutore unico fra l’Azienda sanitaria e la Soprintendenza archivistica in merito a tutte le problematiche a ciò relative.
Risorse in rete
• Nel marzo 2009 l'Autorità garante per la protezione dei dati personali ha avviato una consultazione pubblica in merito a un documento che tratta dell'applicazione degli strumenti informatici alla produzione e alla gestione di dati sanitari, con riferimento anche ad aspetti della gestione documentale quali, ad esempio, l'informatizzazione della cartella clinica.
Ricevute le osservazioni, nel luglio 2009 sono state rilasciate le Linee guida in tema di Fascicolo sanitario elettronico (FSE) e di dossier sanitario.
• Una procedura simile è stata attuata dalla medesima Autorità per la redazione delle Linee guida in tema di referti on line.
• Nel 2009 la Conferenza unificata Stato Regioni ha approvato un accordo in materia di prestazioni sanitarie erogate in regime penitenziario (si veda il documento: Dati sanitari, flussi informativi e cartella clinica anche informatizzata), avente il duplice obiettivo di creare un sistema informativo nazionale e regionale sulla sanità penitenziaria e di informatizzare la cartella clinica anche in ambito carcerario.
