Il sistema di gestione informatica dei documenti è descritto al capo IV del d.p.r. 28 dic. 2000, n. 445, "Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa", artt. 50-60, e nel d.p.c.m. 31 ottobre 2000, “Regole tecniche per il protocollo informatico”. Strumenti, regole e procedure base sono individuate nel testo normativo. L'applicazione delle norme di base non sempre assicura, di per sé, che ci si trovi di fronte a un sistema di gestione informatica affidabile, coerente e completo. Solo negli ultimi anni sono comparsi sul mercato prodotti software che tengono conto dei requisiti fondamentali per un corretta gestione documentale sotto il profilo archivistico. Gli elementi informativi che popolano tale sistema, peraltro, debbono a loro volta essere ispirati a regole definite e condivise dall'organizzazione cui fanno capo, e ciò diviene ancora più cogente se il contesto di produzione documentaria risulta distribuito in più sedi e in più centri autonomi di responsabilità, poiché in questi casi l'efficacia del sistema è il risultato del lavoro dei diversi operatori.
Standard e linee guida
• ISO/TS 23081-1:2006 Information and documentation - Records management processes - Metadata for records - Part 1 - Principles: definisce il quadro di riferimento per lo sviluppo di un sistema di metadati per la gestione documentale.
• ISO/TS 23081-2:2007 Information and documentation - Records management processes - Metadata for records - Part 2 Conceptual and implementation issues: guida pratica per l'implementazione. Un'utile illustrazione introduttiva dello standard ISO 23081, a cura di Fiorella Foscarini, è scaricabile cliccando qui (file pdf - 120 KB).
• Un supporto ancora utile alla verifica dei requisiti base è la Check list (file pdf - 144 KB) del CNIPA, per la verifica e la valutazione dei sistemi di protocollo informatico e di gestione dei flussi documentali.
• Raccomandazioni utili per la redazione dell'oggetto e la registrazione di dati anagrafici nel protocollo informatico sono state rilasciate nel 2009, nell'ambito di un progetto denominato Aurora (Amministrazioni Unite per la Redazione degli Oggetti e la Registrazione delle Anagrafiche nel protocollo informatico), promosso dall'Università degli Studi di Padova unitamente alla Direzione Generale Archivi – Servizio II e all'Associazione Nazionale Archivistica Italiana – ANAI.
Bibliografia essenziale e documentazione
Il protocollo informatico per la pubblica amministrazione: organizzazione, tecnologie, applicazioni, normativa, a cura di Domenico Piazza, Santarcangelo di Romagna, Maggioli, 2003.
Dimitri Brunetti, La gestione informatica del protocollo, dei documenti e degli archivi, Rimini, Maggioli, 2005.
Confronta anche la sezione Flussi documentali e protocollo informatico, sul sito dell’Agenzia per l’Italia digitale.
