RACCOMANDAZIONI PER LA BUONA CONSERVAZIONE DEL PATRIMONIO DOCUMENTARIO
Caratteristiche generali dell'edificio
Edifici di nuova costruzione
Per quanto riguarda i criteri di scelta del luogo dove è opportuno si collochi l'edificio, è consigliabile evitare:
- zone a rischio di allagamento o soggette a smottamenti del terreno;
- luoghi vicini a strutture a rischio di incendi o di esplosioni;
- zone contigue a fabbriche o impianti che emettano gas nocivi, fumi o polveri.
Per gli edifici di nuova progettazione va evidentemente rispettata la normativa vigente, con particolare attenzione alle caratteristiche statiche, in funzione della quantità e della densità del materiale archivistico che vi sarà concentrato. La dimensione dei depositi archivistici va commisurata non solo alla quantità di materiale già esistente, ma anche in previsione dei futuri incrementi.
La redazione del progetto, effettuata da tecnici specialisti del settore, non può prescindere dalla collaborazione di archivisti esperti.
Adeguamento strutturale e funzionale di edifici già esistenti
Anche in questo caso l'accertamento dell'idoneità statica dell'immobile è l'elemento prioritario, che deve essere verificato da parte di ingegneri strutturisti; l'immobile deve inoltre garantire la possibilità di accogliere gli incrementi di documentazione previsti per un congruo numero di anni. Va eseguita una verifica della copertura per escludere infiltrazioni dall'alto. L'edificio deve essere protetto contro le scariche atmosferiche.
Condizioni ambientali
Per garantire una buona conservazione dei documenti è necessario assicurare loro condizioni microclimatiche il più possibile stabili. La temperatura ideale è intorno ai 18° e l'umidità relativa intorno al 55%. Alcuni materiali diversi dalla carta - come fotografie, pellicole, registrazioni magnetiche, supporti digitali - richiedono temperature più basse. Va tenuto presente che le variazioni stagionali non costituiscono un pericolo per la conservazione, mentre sono un fattore di rischio gli sbalzi repentini. Nella maggior parte dei casi la soluzione è rappresentata da un impianto di climatizzazione opportunamente progettato e regolato. È necessario assicurare una buona circolazione dell'aria, soprattutto fra gli scaffali e intorno agli stessi, in modo da evitare concentrazioni di umidità.
Le condizioni ambientali devono essere mantenute costantemente sotto controllo o attraverso un sistema di rilevazione elettronica o tramite termoigrometri che misurino e contemporaneamente registrino l'andamento della temperatura e dell'umidità relativa nel corso del tempo. Se non si dispone di un numero sufficiente di questi strumenti per monitorare le diverse zone dei depositi, è bene predisporre un piano di rotazione della strumentazione in maniera da tenere sotto controllo tutti i settori.
Anche la luce costituisce un fattore di rischio per la documentazione (soprattutto i raggi ultravioletti); è bene quindi evitare la luce diretta del sole e, se possibile, mantenere i depositi al buio oppure prevedere un'intensità di luce tra i 50 e i 150 lux (fatta salva la temporanea presenza degli addetti). Per l'illuminazione sono da preferire lampade a luce fluorescente dotate di diffusori e lampade a incandescenza con filtro di assorbimento del calore.
È opportuno che la progettazione dell'impianto di illuminazione - che dovrà comprendere anche le luci di emergenza e le prese elettriche - avvenga dopo la sistemazione definitiva della scaffalatura.
La pulizia e la spolveratura dei locali e dei materiali riducono il rischio di infestazioni e dell'insorgere delle muffe. È quindi consigliabile prevedere, eventualmente a rotazione, un piano di intervento annuale per la pulitura di tutti i locali di deposito e la spolveratura di tutta la documentazione.
Scaffalature
La scelta del tipo e del posizionamento delle scaffalature deve essere compatibile con le caratteristiche strutturali dell'edificio; anche questa progettazione dovrebbe essere eseguita con l'ausilio di un tecnico. Gli scaffali devono essere adeguati ai carichi che devono sostenere; la ditta costruttrice deve fornire le schede tecniche relative alla portata. Per scaffalature installate in epoca precedente e sprovviste di tali schede occorre la certificazione della portata, che può essere effettuata da un tecnico abilitato.
Le scaffalature metalliche regolabili sono le più indicate per robustezza, durata nel tempo e resistenza agli attacchi del fuoco e degli insetti. Devono essere di profondità adeguata alle dimensioni dei contenitori (solitamente 30 cm per documentazione di formato standard), mentre per la documentazione di maggiori dimensioni si possono utilizzare scaffali a doppia faccia. Per le mappe è consigliabile l'uso di cassettiere o armadi appositi; materiali diversi quali rotoli, bobine, fotografie, supporti digitali richiedono l'installazione di arredi idonei alla loro protezione e ordinata conservazione.
Le scaffalature non devono aderire ai muri esterni e il ripiano inferiore deve essere collocato ad almeno 15 cm dal pavimento per evitare danni in casi di allagamento, favorire l'aerazione e consentire la rimozione della polvere. È consigliabile un'altezza tale da consentire il prelevamento del materiale senza l'ausilio di scale (max 215 cm); in caso contrario le scale utilizzate devono essere a norma. Le scale vanno numerate, segnate in un apposito registro e periodicamente sottoposte a controllo da parte del personale interno; l'esito del controllo viene annotato sul registro. La distanza tra le scaffalature deve essere di almeno 120 cm per i percorsi primari e 90 cm per quelli secondari; le corsie devono essere tenute completamente libere perché costituiscono percorsi di fuga in caso di emergenza. La scelta di scaffalature del tipo compatto deve tener conto della portata dei solai; possono essere azionate a mano o mediante dispositivo elettrico; il primo sistema è preferibile per motivi sia economici (nell'acquisto e nella manutenzione) sia pratici (in caso di interruzione di corrente).
Impianti di sicurezza
All'atto della progettazione vanno previsti gli opportuni dispositivi per la sicurezza della documentazione, in primo luogo contro il rischio di incendio (vedi Normativa sulla sicurezza).
Serramenti adatti, sistemi di chiusura, custodia e allarme servono a prevenire danni arrecati dall'esterno e intrusioni.
Per ulteriori approfondimenti si consiglia la consultazione del documento sulle Sedi d'archivio (file PDF 104 Kb) della Soprintendenza archivistica per il Piemonte e la Valle d'Aosta.
