La vendita o il commercio di archivi o singoli documenti, indipendentemente dalla loro età, tipologia o contenuto, sono attività delicate poiché possono coinvolgere anche beni culturali sottoposti a tutela. La normativa vigente sottopone il commercio di documenti storici alla vigilanza delle soprintendenze archivistiche, che possono avvalersi della collaborazione del Comando Carabinieri per la Tutela del Patrimonio Culturale. Per evitare di compiere, anche involontariamente, azioni contrarie alla legge e di incorrere in sanzioni, è opportuno agire con particolare cautela, attenendosi alle norme generali qui di seguito indicate e rivolgendosi, ove ci fossero dubbi, alla Soprintendenza.
Sono vietati l’alienazione, la vendita o il commercio di documenti di natura pubblica, a qualsiasi epoca essi appartengano. Infatti i documenti dello Stato e degli altri enti pubblici sono considerati dalla legge inalienabili. Con tale definizione si devono intendere i documenti indirizzati ad un ente pubblico o di cui esso abbia acquisito, a qualunque titolo, la proprietà; sono invece esclusi da tale divieto i documenti pubblici diretti a soggetti privati.
In pratica sono da considerare pubblici tutti i documenti che dovrebbero essere conservati in un archivio pubblico, indipendentemente dalle vicende che ne hanno mutato il possesso; ai sensi del d.lgs. n. 42/2004 rimangono infatti pubblici i documenti che erano originariamente parte di un archivio pubblico il cui ente proprietario abbia mutato natura giuridica (art. 13). I documenti delle persone giuridiche private senza fine di lucro, compresi gli enti ecclesiastici civilmente riconosciuti, non possono essere venduti senza preventiva autorizzazione (art. 56), anche in assenza di una dichiarazione di interesse culturale. Qualora i documenti pubblici o comunque tutelati ai sensi del d.lgs. n. 42/2004 siano stati illecitamente alienati, sottratti o estratti dal loro archivio, gli atti compiuti in violazione delle norme di tutela sono giuridicamente nulli (art. 164).
Coloro che esercitano il commercio di documenti, i titolari delle case d'asta e di vendita e i pubblici ufficiali preposti alle vendite mobiliari devono tenere aggiornato ed esibire a richiesta del soprintendente il registro delle vendite compilato secondo le modalità specificate con d.m. 15 maggio 2009, n. 95. Essi hanno anche l’obbligo di comunicare alla Soprintendenza archivistica l’elenco dei documenti posti in vendita, anteriormente alla vendita stessa. È evidente interesse del venditore effettuare la comunicazione con congruo anticipo, in modo da consentire alla Soprintendenza di compiere gli accertamenti necessari e sciogliere ogni eventuale dubbio relativo alla provenienza o commerciabilità dei beni.
- I privati proprietari, possessori o detentori di archivi che acquisiscano in qualsiasi modo documenti di presumibile interesse storico hanno l’obbligo di comunicare il fatto alla Soprintendenza archivistica entro 90 giorni dall’acquisizione.
- Le descrizioni fornite devono consentire una valutazione dell'interesse e della provenienza dei documenti; pertanto la comunicazione di disponibilità in vendita o di acquisizione deve comprendere: descrizione del documento, prezzo di vendita, indicazione della provenienza, documentazione fotografica.
- Entro 90 giorni dalla comunicazione di disponibilità in vendita o di acquisizione la Soprintendenza può avviare il procedimento di dichiarazione di interesse culturale di archivi o singoli documenti.
- I documenti o archivi per i quali è stato avviato il procedimento di dichiarazione di interesse culturale sono soggetti in via cautelare all’applicazione di tutte le norme di tutela previste dal citato d.lgs. n. 42/2004. Non possono dunque essere spostati, ceduti, esportati, smembrati.
