Quando la manifestazione si svolge in ambito nazionale, il provvedimento autorizzativo del prestito spetta alla Soprintendenza archivistica su delega del Direttore generale per gli archivi, così come previsto dal d.m. 6 lug. 2010, n. 250. Tale delega opera nel rispetto degli accordi promossi dalla Direzione generale per la valorizzazione del patrimonio culturale in base al d.p.r. 26 nov. 2007, n. 233, così come modificato dal d.p.r. 2 lug. 2009, n. 91, art. 8, comma 2, lettera c).
I soggetti che intendono prestare per fini espositivi i propri documenti vigilati (enti pubblici e proprietari, possessori o detentori di archivi dichiarati di interesse culturale) devono presentare al soprintendente archivistico, almeno 90 giorni prima dell'inizio della manifestazione, la richiesta di autorizzazione al prestito per mostre ed esposizioni. La richiesta deve contenere i seguenti elementi:
• titolo della manifestazione, luogo, durata;
• progetto tecnico-scientifico della mostra;
• indicazione del responsabile della custodia dei documenti da conferire in prestito;
• elenco dei documenti destinati all'esposizione e loro dati identificativi;
• valore assicurativo di ogni singolo documento. L'assicurazione dei documenti deve intendersi secondo la formula “da chiodo a chiodo”. L'assicurazione può essere sostituita dall'assunzione del rischio da parte dello Stato, per le manifestazioni che si svolgano in territorio nazionale e siano promosse dal Ministero dei beni e delle attività culturali e del turismo o da enti pubblici che si avvalgano del patrocinio dello Stato [circolari della Direzione generale per la valorizzazione del patrimonio culturale 7 ott. 2009, n. 2 (file pdf - 28 KB) e 22 gen. 2010, n. 2 (file pdf - 274 KB)];
• scheda tecnica con indicazione delle condizioni climatiche e di sicurezza degli ambienti espositivi, la loro qualificazione, le condizioni di imballaggio e di trasporto dei materiali;
• una riproduzione fotografica, anche in formato digitale, dei documenti richiesti in prestito.
La Soprintendenza archivistica, qualora valuti positivamente il progetto tecnico-scientifico della mostra e dopo essersi assicurata della sussistenza delle garanzie necessarie per la conservazione dei beni, autorizza il prestito entro il termine di 90 giorni.
Alla chiusura della manifestazione espositiva, i proprietari, possessori o detentori dei documenti, devono comunicare alla Soprintendenza archivistica l'avvenuta restituzione degli stessi alla sede di provenienza.
