Per ottenere l'autorizzazione all’uscita temporanea dal territorio della Repubblica di documenti vigilati per manifestazioni, mostre ed esposizioni di alto interesse culturale che si tengano all’estero, è necessario che siano garantite l'integrità e sicurezza dei beni (d.lgs. 22 gennaio 2004, n. 42, Codice dei beni culturali e del paesaggio, art. 66).
La richiesta di autorizzazione al prestito all’estero va indirizzata dal titolare dell’archivio alla Soprintendenza archivistica, che la trasmette, corredata del proprio parere, alla Direzione generale per gli archivi. La richiesta deve contenere i seguenti elementi:
• titolo della manifestazione, luogo, durata;
• progetto tecnico-scientifico della mostra;
• indicazione del responsabile della custodia dei documenti da conferire in prestito;
• elenco dei documenti destinati all'esposizione, e i loro dati identificativi;
• valore assicurativo di ogni singolo documento. L'assicurazione dei documenti deve intendersi secondo la formula "da chiodo a chiodo". L'assicurazione può essere sostituita dall'assunzione del rischio da parte dello Stato, per le manifestazioni che si svolgano all’estero e siano promosse dal Ministero dei beni e delle attività culturali e del turismo o da enti pubblici che si avvalgano del patrocinio dello Stato (art. 71, comma 6);
• scheda tecnica con indicazione delle condizioni climatiche e di sicurezza degli ambienti espositivi, la loro qualificazione, le condizioni di imballaggio e di trasporto dei materiali;
• una riproduzione fotografica, anche in formato digitale, dei documenti destinati al prestito.
La Direzione generale, qualora valuti positivamente il progetto tecnico-scientifico della mostra e dopo essersi assicurata della sussistenza delle garanzie necessarie per la conservazione dei beni, autorizza il prestito entro il termine di 90 giorni.
Il soggetto interessato è tenuto, a quel punto, a presentare una richiesta alla Soprintendenza archivistica per il rilascio di un attestato di circolazione temporanea dei beni (art. 71).
Nella richiesta, da presentare mediante la compilazione di un apposito modello messo a disposizione dall'Ufficio esportazione, devono essere indicati anche il valore dei singoli beni e i dati identificativi e anagrafici del responsabile della loro custodia all'estero.
L'ottenimento dell'attestato è subordinato all'assicurazione dei beni per il valore indicato nella richiesta e, nel caso di documenti appartenenti ad archivi privati dichiarati di interesse culturale, al versamento di una cauzione superiore del dieci per cento al valore stimato del bene.
Entro 40 giorni dalla ricezione della richiesta, l'Ufficio esportazione, valutata la congruità del valore venale indicato, rilascia l'attestato o lo nega con parere motivato, e ne dà comunicazione all'interessato. Nell'attestato di circolazione temporanea è riportato il termine per il rientro dei beni, che non può essere superiore a 18 mesi.
Per mostre, esposizioni ed altre manifestazioni che si tengano al di fuori dal territorio dell'Unione europea, è necessaria, in applicazione della normativa comunitaria, oltre all'attestato di circolazione temporanea, una licenza di esportazione temporanea dei documenti, rilasciata dall'Ufficio esportazione (art. 74, comma 4).
