Lo scarto di documenti degli archivi pubblici o degli archivi privati per i quali sia intervenuta la dichiarazione dell’interesse culturale, ai sensi del d.lgs. 22 gen. 2004, n. 42, Codice dei beni culturali e del paesaggio, è soggetto alla preventiva autorizzazione della Soprintendenza archivistica, secondo quanto disposto dall'art. 21, comma 1, lettera d).
L'ente che propone lo scarto deve inviare alla Soprintendenza archivistica una lettera formale con la richiesta di autorizzazione allo scarto di atti d’archivio, accompagnata da un elenco dettagliato della documentazione che intende eliminare, in duplice copia:
Modello proposta di scarto (file word 15 KB)
L’elenco deve contenere almeno i seguenti dati:
• tipologia dei documenti da scartare e relativo indice di classificazione; per una chiara individuazione delle tipologie documentarie è consigliabile utilizzare, laddove possibile, la terminologia impiegata nel Piano di conservazione di riferimento; inoltre, per ciascuna tipologia individuata:
• estremi cronologici della documentazione;
• numero dei pezzi, da quantificare in buste, registri, scatole, metri lineari etc.;
• motivazione della proposta di scarto.
Dopo un attento esame, che comprende il raffronto con le indicazioni del Piano di conservazione, la Soprintendenza può autorizzare la distruzione integrale o parziale dei documenti indicati nell’elenco, ovvero respingere la richiesta sulla base di motivazioni che verrebbero di volta in volta esposte.
La Soprintendenza ha l'obbligo di concludere il procedimento entro il termine di 60 giorni dalla ricezione della proposta, fatte salve eventuali richieste di ulteriori informazioni circa i materiali che si intendono scartare, che sospenderebbero la decorrenza del termine. Nel proprio interesse, è consigliabile che i richiedenti inviino l’istanza per posta raccomandata con avviso di ricevimento o per posta elettronica certificata.
Qualora l'autorizzazione venga rilasciata, l'ente interessato dovrà consegnare la documentazione da eliminare - ai sensi dell’art. 8 del d.p.r. 8 gennaio 2001, n. 37 ("Cessione degli atti di cui è disposto lo scarto"), ribadito anche dalla Direzione generale per gli archivi con lettera circolare 8 mar. 2007, n. 5 (file pdf - 103 KB) – a una ditta specializzata, alla Croce Rossa Italiana o ad altre organizzazioni che ne garantiscano in modo certo la distruzione. Particolare attenzione dovrà essere posta ai documenti contenenti dati sensibili, che dovranno essere salvaguardati ai sensi della vigente normativa sulla privacy e dei quali si dovrà evitare ogni possibile uso improprio.
Il verbale di avvenuta distruzione dei documenti, rilasciato dal soggetto a ciò incaricato, dovrà essere trasmesso alla Soprintendenza archivistica entro 60 giorni, per la conclusione del procedimento.
