Il procedimento di dichiarazione dell’interesse storico particolarmente importante degli archivi e dei singoli documenti di proprietà privata si articola in varie fasi, all'interno delle quali intervengono diversi soggetti, ed è inteso ad offrire ai proprietari, possessori o detentori degli archivi ogni garanzia di tutela dei propri diritti.
Ai sensi dell'art. 14, comma 1 del d.lgs. 22 gen. 2004, n. 42, Codice dei beni culturali e del paesaggio, l'iniziativa dell'avvio del procedimento compete al Soprintendente archivistico, che può agire d'ufficio oppure su motivata richiesta della Regione e di ogni altro ente territoriale interessato al riconoscimento pubblico dell’importanza dell’archivio e alla sua tutela. Il Soprintendente comunica l'avvio del procedimento di dichiarazione "al proprietario, possessore o detentore a qualsiasi titolo della cosa che ne forma oggetto".
La comunicazione contiene gli elementi di identificazione dell’archivio e una prima valutazione del suo interesse storico, risultati dall'attività conoscitiva svolta dalla Soprintendenza. Sono altresì indicati gli effetti giuridici della dichiarazione e il termine, stabilito dal Ministero in 80 giorni dalla data di ricezione della comunicazione stessa, per la presentazione da parte dei privati di memorie scritte e documenti.
La comunicazione comporta l’applicazione, in via cautelare, di tutte le misure di tutela previste dal Codice in materia di vigilanza, ispezione, conservazione, circolazione e alienazione dei beni culturali (art. 14, comma 4).
Al termine della fase istruttoria del procedimento, e comunque non oltre 120 giorni dal suo avvio, decorrenti dalla data di notifica al privato della comunicazione (d.p.c.m. 18 nov. 2010, n. 231), il Soprintendente archivistico emana la dichiarazione di interesse culturale dell'archivio.
La dichiarazione deve contenere, oltre agli elementi di identificazione del bene sottoposto a tutela, la motivazione dell'imposizione del vincolo, compresi "i presupposti di fatto e le ragioni giuridiche che hanno determinato la decisione dell'amministrazione, in relazione alle risultanze dell’istruttoria" (art. 3 della l. 7 ago. 1990, n. 241). Vi sono inoltre elencate tutte le disposizioni di tutela cui è sottoposto l'archivio, con il riferimento ai relativi articoli del Codice. Alla dichiarazione può essere allegata una relazione tecnica illustrativa dell'archivio, delle sue vicende storiche e delle sue condizioni attuali.
Avverso tale provvedimento è ammesso, per motivi di legittimità e di merito, il ricorso al Ministero dei beni e delle attività culturali e del turismo. Il ricorso, da presentare alla Direzione Generale Archivi del MIBACT entro trenta giorni dalla notifica della dichiarazione (art. 16, comma 1), sospende gli effetti della dichiarazione stessa, salve le misure cautelari previste dal Codice. Il Ministero, sentito il competente organo consultivo, decide sul ricorso entro il termine di 90 giorni dalla sua presentazione (art. 16, commi 2-4).
