La Soprintendenza archivistica fino al 1963
In Toscana la vigilanza dello Stato sugli archivi degli enti pubblici esisteva già in epoca preunitaria: un decreto granducale del 27 agosto 1856 trasformò la Direzione centrale degli archivi dello Stato (creata nel 1852 con il compito di gestire gli archivi statali esistenti in Firenze e che venivano in quegli anni concentrati in un Archivio Centrale di Stato) in Soprintendenza generale agli archivi del Granducato, che assommò al compito di gestire l’Archivio centrale di Stato la direzione dell’Archivio di Stato di Lucca e dell’Archivio di Stato di Siena (“Archivio diplomatico delle Riformagioni di Siena”), “ferma stante la presente loro ubicazione”. Sempre sotto la gestione diretta della Soprintendenza generale furono collocati gli archivi storici degli uffici periferici del Granducato, mentre per gli archivi ancora utili “ai bisogni della corrente amministrazione” le competenze erano di vigilanza. Di particolare interesse era l’articolo 4, che si riporta integralmente:
"Quanto agli Archivj dei Luoghi Pii, o altri Stabilimenti sottoposti alla dipendenza del Governo, e quanto agli Archivj dei Municipj, il Ministero da cui quelli respettivamente rilevano, avrà cura di consultare la Soprintendenza Generale ognora quando si trattasse di affari interessanti la buona conservazione di essi, e molto più poi quando ne venisse proposto uno spurgo o diminuzione qualunque"
Il Bando poi affidava al Soprintendente generale le competenze attuative del decreto.
Dopo l’Unità, la vigilanza sugli archivi non statali fu affermata dal primo regolamento archivistico (R.D. 27 maggio 1875, n. 2552) che stabilì per gli enti pubblici e per quelli ecclesiastici l’obbligo di custodire ordinatamente le loro carte; nessun obbligo, in omaggio ai principi liberistici imperanti, fu previsto invece per gli archivi privati. La vigilanza sul rispetto della normativa fu affidata alle Sovrintendenze agli Archivi di Stato, che erano state istituite l’anno prima con il R.D. 31 maggio 1874, n. 1949, inizialmente solo con competenze di supervisione sugli Archivi di Stato. Le Sovrintendenze erano dieci, con circoscrizioni corrispondenti approssimativamente a quelle degli antichi stati: Piemonte, Liguria, Lombardia, Veneto, Emilia Romagna, Toscana, Lazio Umbria e Marche (a Roma), Campania Puglia Basilicata e Calabria (a Napoli), Sicilia, Sardegna. Queste Soprintendenze furono però soppresse dal R.D. 31 dicembre 1891, n. 745, che ne trasferì le funzioni ai singoli Archivi di Stato. Il R.D. n. 445 del 9 settembre 1902 estese gli obblighi degli enti pubblici, comprendendovi quelli di inventariazione e di deposito degli inventari negli Archivi di Stato territorialmente competenti, dando al Ministero dell’interno il potere, in caso di inadempienza, di intervenire d’imperio facendo direttamente ordinare l’archivio ed addebitandone il costo all’ente. Un nuovo rilevante ampliamento dei poteri di vigilanza fu dettato dal R.D. 2 ottobre 1911, n. 1163, che impose agli enti la necessità di ottenere preventivamente l’approvazione dell’Archivio di Stato territorialmente competente prima di procedere a scarti. Comunque la scarsità di risorse umane e finanziarie dedicate resero scarsamente incisiva l’attività di vigilanza statale.
Una svolta decisiva per il suo sviluppo fu determinata dal R.D. 2006 del 22 dicembre 1939 che istituì le Soprintendenze archivistiche, tra cui quella per la Toscana, con sede presso l’Archivio di Stato di Firenze, il cui direttore, all’epoca Antonio Panella, divenne automaticamente anche Soprintendente. La circoscrizione della Soprintendenza in questi primi anni non coincideva completamente con quella della regione Toscana, in quanto non vi rientrava la provincia di Massa Carrara, all’epoca denominata Apuania, che vi verrà compresa solo con la legge archivistica del 1963 (D.P.R. 1409 del 30 settembre 1963). L’ufficio non disponeva di risorse proprie, in particolare non aveva propri dipendenti, e si basò pertanto per la gestione contabile e amministrativa sul personale dell’Archivio di Stato di Firenze e per quella tecnica (ispettiva) su quello di tutti gli Archivi provinciali toscani. Dal 1947 Panella, che era stato collocato a riposo il 1 agosto, ma quasi subito richiamato in servizio, operò solo come Soprintendente archivistico.
L’attività della Soprintendenza iniziò quindi a partire dal 1940, accentrandosi in questa prima fase in particolare su alcune tematiche: dell’istituzione di alcune nuove sezioni di Archivio di Stato (Arezzo, Grosseto, Livorno e Pistoia) previste dalla citata legge (anche curando negli anni successivi il recupero di carte di loro spettanza), della vigilanza sugli archivi degli enti pubblici e della rivendica di documenti di proprietà demaniale, nonché dell’applicazione dell’art. 21 del R.D. 2006 del 1939, che prevedeva l’obbligo di denuncia degli archivi privati (prescrizione in realtà sempre poco attuata o per ignoranza della normativa o per una diffusa diffidenza verso l’intromissione dello Stato nella gestione di beni di proprietà privata). La prima dichiarazione di importante interesse fu emanata per l’archivio della famiglia Pazzi, del quale fu recuperata fortunosamente la maggior parte, “quando già il proprietario l’aveva venduta come carta da macero”, depositando poi il tutto in Archivio di Stato. Una questione che sarebbe stata sempre di difficile soluzione era poi quella della ripartizione delle competenze sugli archivi privati con le Soprintendenze bibliografiche, che fino ad allora avevano svolto, sia pur saltuariamente, funzioni di tutela anche in questo settore.
A partire dal 1950, su richiesta del Ministero dell’Interno, l’azione di vigilanza fu indirizzata principalmente agli archivi comunali, rivelando una situazione generale estremamente precaria; molto intensa negli anni successivi fu anche l’attività ispettiva sugli archivi degli enti di pubblica assistenza e beneficenza e sugli archivi ecclesiastici, mentre la mancata emissione di un regolamento attuativo rese particolarmente difficoltosa la tutela degli archivi privati, rendendo possibili violazioni della normativa e dispersione o commercializzazione di carte di interesse storico.
Il 1954 fu un anno critico, a causa della malattia di Panella e della sua morte (6 ottobre 1954), cui seguì un breve periodo di reggenza dell’ufficio stesso; dal 12 novembre fu nominato soprintendente Giulio Prunai, che negli anni seguenti rilanciò l’attività della Soprintendenza, nonostante la perdurante carenza di personale. L’ordinaria attività amministrativa poteva contare su un numero quantitativamente limitato di dipendenti (quattro persone) che erano oltretutto ancora in condominio con l’Archivio di Stato di Firenze. Per l’attività ispettiva occorreva in gran parte fare affidamento sugli archivisti dei vari archivi di Stato provinciali.
L’attività ispettiva, soprattutto per quel che riguarda gli archivi comunali, pur scontrandosi con il diffuso disinteresse degli amministratori locali e le oggettive difficoltà logistiche ed economiche in cui versavano gli enti, cominciava lentamente a produrre effetti. In particolare, per iniziare a portare avanti un progetto di ordinamento ed inventariazione degli archivi storici comunali (secondo quanto previsto dall’art. 20 del R.D. 2006 del 1939), data ovviamente la mancanza in loco di personale archivisticamente qualificato, fu praticato un sistema che prevedeva la compilazione di semplici schede descrittive delle singole unità documentarie da parte del personale comunale, previa istruzione da parte dei funzionari ispettori; le schede venivano consegnate poi ai suddetti funzionari, che provvedevano a comporre le serie e a creare la strutture degli inventari, affidando poi di nuovo ai Comuni l’incombenza di redigere gli inventari e cartellinare i pezzi archivistici. Con questo sistema furono realizzate alcune decine di inventari, sommari ma comunque utili sia per la vigilanza che per la consultazione.
La Soprintendenza archivistica dal 1963 ad oggi
Il 1963 segna una cesura nell’attività delle Soprintendenze, in quanto è di quell’anno l’emanazione del DPR 1409 che riorganizza tutta quanta la materia archivistica e distingue in modo netto le competenze degli Archivi di Stato da quelli delle Soprintendenze, le quali sono concepite esclusivamente come organi di vigilanza sugli archivi che non appartengono allo Stato. Contemporaneamente si stabiliscono quali sono le norme cui devono attenersi, nei riguardi dei propri archivi, sia gli enti pubblici che i soggetti privati, sia ancora coloro che trattano il commercio dei documenti o i notai nell’ambito di vendite o successioni nelle quali siano implicati appunto documenti.
Le nuove norme richiedono un certo tempo per entrare pienamente in applicazione ma si dimostrano foriere di ottimi risultati sul piano della vigilanza sugli archivi, del loro ordinamento e della loro fruizione. Viene intensificato il piano di censimento degli archivi degli enti pubblici, soprattutto comunali nonché l’attività di controllo sugli archivi privati, tra i quali cominciano ad apparire anche alcuni archivi d’impresa. Nello stesso 1963 vede la luce un censimento degli archivi storici dei Comuni, curato da Giulio Prunai, che approfondisce i dati del censimento generale di archivi pubblici e privati presentato nel 1956 al terzo congresso archivistico internazionale e pubblicato sull’“Archivio storico italiano” nel 1956 e nel 1960.
Un momento critico nel quale la Sovrintendenza (tale è il nome dell’ufficio in base alla norma del 1963) dimostra pienamente la sua utilità è l’alluvione di Firenze del 1966. Si poterono organizzare in tempi relativamente brevi le operazioni di recupero e di asciugatura del materiale bagnato appartenente ad archivi situati a Firenze e fuori, riunendo i documenti a Cortona e poi a San Giustino Umbro dove erano operativi gli essiccatoi per il tabacco, e riavviandoli poi alle loro sedi naturali. In tale occasione vennero usate le stesse procedure utilizzate per i documenti dell’Archivio di Stato di Firenze e indicate dall’allora direttore del laboratorio di restauro Francesca Morandini. Si operò su archivi pubblici ma anche su archivi privati e su archivi bancari; purtroppo alcuni privati non presero contatto con la Soprintendenza e i loro archivi furono asciugati con mezzi di fortuna o conservati in condizioni che non permisero più il ripristino di tutti i documenti, come si vide negli anni successivi, quando tali archivi furono “scoperti”.
Un’occasione di sviluppo per l’attività della Soprintendenze è certo da vedere nella creazione delle Regioni e, successivamente, nella creazione del Ministero dei Beni Culturali. In Toscana, soprattutto per opera del soprintendente Francesca Morandini, nominata nel 1973 dopo Renzo Ristori (che aveva tenuto l’ufficio per i precedenti due anni), si instaurò una ampia collaborazione con la Regione Toscana. L’Ente regionale accettò di finanziare i Comuni i quali si assumevano l’onere di riordinare in modo scientifico i loro archivi.
Contemporaneamente venne istituzionalizzato un corso per archivisti comunali che per qualche anno si svolse come attività parallela presso la Scuola di archivistica dell’Archivio di Stato di Firenze. Esso aveva il compito di sensibilizzare i protocollisti, che spesso erano anche archivisti nei piccoli Comuni, alla necessità della buona tenuta degli archivi storici, nonché alle problematiche della tenuta efficiente degli archivi correnti e di deposito e dello scarto degli atti inutili; ma anche di formare ricercatori che potessero essere incaricati del riordinamento di tali archivi. I corsi vennero organizzati, con il passare degli anni, a rotazione, presso varie sedi provinciali, con la collaborazione degli stessi enti, così da raggiungere un bacino di utenza diversificato territorialmente. Poteva così essere raggiunto l’obbiettivo di produrre degli inventari dotati di introduzioni archivistiche generali e alle singole serie degli spesso ampi ed antichi fondi conservati presso i Comuni, che comprendevano talvolta, oltre alla documentazione dei fondi propriamente municipali, anche quelli delle giusdicenze medicee e lorenesi. Dal 1974, quando il corso fu istituito, ad oggi, è stato redatto un grande numero di inventari che hanno reso facilmente consultabili quasi tutti gli archivi storici comunali della regione.
Già nel corso degli ultimi anni della direzione di Giulio Prunai la Soprintendenza aveva visto aumentare il proprio personale, fino a poter disporre di due-tre funzionari propri oltre al Soprintendente. Con la creazione del nuovo Ministero e i primi concorsi la dotazione di personale aumentò, giungendo nel 1979 a quella di cinque funzionari scientifici oltre al direttore e, successivamente, nove. Con la nuova dotazione organica si poté approfondire l’attività sia nei settori tradizionali degli archivi comunali e familiari, che in tutti gli altri settori lasciati indietro per mancanza di mezzi nei periodi precedenti o non ancora riconosciuti come importanti da individuare e censire. Tale è il caso del censimento degli archivi d’impresa, iniziato proprio nel 1979 la cui prima fase si concluse nel 1982 con la pubblicazione di una guida comprendente una novantina di archivi. L’attività da allora è andata incrementandosi ed approfondendosi ed un folto gruppo di questi archivi sono ora descritti sul portale delle imprese del Sistema Archivistico Nazionale.
Progressivamente l’attività della Soprintendenza ha potuto così allargarsi ad altri settori pervenendo alla mappatura, al censimento e spesso all’ordinamento di archivi un tempo, per penuria di mezzi, trascurato. Pensiamo agli archivi degli ospedali e degli istituti di beneficienza ed assistenza, i cui archivi sono un vero tesoro per gli studi di carattere sociale sui vari territori. La Soprintendenza è intervenuta anche nella vasta riforma del sistema sanitario e previdenziale degli anni ‘70, situazione che ha portato alla messa in liquidazione di enti e alla soppressione di presidi sanitari. In collaborazione con la Regione Toscana è stato “inventato” lo strumento dei Gruppi di lavoro, formati da funzionari degli enti in via di scioglimento, della Regione e della Soprintendenza, i quali hanno compiuto in modo efficiente tutte le operazioni necessarie sotto il profilo archivistico: redazione di elenchi, proposte di versamento agli Archivi di Stato, formazione di elenchi di scarto. Nel campo degli enti sanitari è stato messo a punto anche un massimario di scarto per le unità sanitarie locali, poi superato da uno strumento ministeriale. Gruppi di lavoro costituiti su quel modello sono stati poi formati per la gestione degli archivi di aziende di Stato, come quella Postale, che assumevano forme giuridiche nuove e che dovevano versare negli Archivi di Stato i documenti relativi alle passate gestioni.
E poi ancora hanno potuto essere aperti nuovi settori di vigilanza: sugli archivi delle scuole e degli istituti di istruzione, sugli archivi delle Università, sugli archivi degli Istituti culturali, sugli archivi delle Camere di Commercio, degli ordini professionali, dei Partiti politici, degli Enti e delle Aziende del turismo, su quelli di una serie di enti pubblici che non possono essere ricondotti a specifici settori.
Nel campo degli archivi familiari si è potuto approfondire, anche col contributo degli enti locali, i dati conosciuti, portare a termine degli ordinamenti, effettuare operazioni di restauro con i fondi messi a disposizione dalla amministrazione archivistica. Proprio con l’intento di avvicinare i proprietari degli archivi familiari alle finalità della ricerca e della valorizzazione storica sono stati organizzati, in collaborazione con la Deputazione di storia patria per la Toscana e con l’Associazione Toscana della nobiltà italiana, una serie di convegni su I ceti dirigenti in Toscana, che hanno visto la partecipazione, oltre che di studiosi, anche di proprietari di tali archivi.
Sempre nel campo degli archivi privati va ricordato il lavoro sugli Istituti di Credito e l’apertura a settori fino allora sconosciuti quali quelli delle associazioni sportive e ricreative.
Un settore di intervento completamente nuovo è stato quello degli archivi orali e audiovisivi, che ha permesso di poter seguire il formarsi di molte iniziative di raccolta sia di testimonianze prima fotografiche e sonore poi audiovisive e filmiche e anche di conservare copie di sicurezza delle registrazioni più rilevanti.
Ha potuto svilupparsi, come detto per i Comuni, anche l’attività di monitoraggio sulla formazione degli archivi, che essendo destinati a divenire storici, devono formarsi con razionalità ed essere seguiti nelle varie fasi della loro vita. Uno strumento importante in questo senso è il Massimario di conservazione e scarto, che indica il periodo di conservazione dei documenti che a una certa età diventano di inutile conservazione e invece seleziona gli atti più importanti da conservare per il futuro. E’ stato così messo a punto un massimario per i Comuni della Toscana, che è stato utilizzato anche in altre regioni. Esso è stato poi superato in tempi recenti da quello elaborato da un gruppo di lavoro ministeriale, con la partecipazione di Soprintendenze e funzionari comunali, il quale ha realizzato, oltre al massimario, anche un titolario per gli affari comunali. Con l’avvento delle tecnologie e dei protocolli informatici la Soprintendenza è diventata un punto di riferimento per la consulenza agli enti pubblici.
