Le funzioni della Soprintendenza Archivistica e bibliografica, che si esplicano in varie attività volte in senso lato alla tutela dei beni archivistici non statali (indicati spesso come "archivi vigilati"), si desumono da norme di carattere generale, che riguardano tutti i beni culturali tra i quali quelli archivistici, e da norme specifiche.
Di seguito si indicano le principali attività, distinte sulla base delle funzioni individuate dal Codice dei beni culturali e del paesaggio (d.lgs. 22 gen. 2004, n. 42).
I termini dei procedimenti sono indicati in un'apposita tabella riassuntiva (file pdf - 180 Kb).
Attività di tutela
a) Individuazione e censimento degli archivi vigilati, base di qualsiasi attività di tutela, come previsto dal Codice (d.lgs. 22 gen. 2004, n. 42, art. 3, comma 1).
b) Accertamento del particolare interesse storico di archivi privati e emanazione della dichiarazione dell'interesse culturale (d.lgs. 22 gen. 2004, n. 42, artt. 13-14; DPCM 29 agosto 2014, n. 171, art. 36).
c) Ispezioni volte ad accertare l'esistenza e lo stato di conservazione o custodia degli archivi (d.lgs. 22 gen. 2004, n. 42, art. 19); tale attività può essere svolta con la collaborazione di ispettori onorari (d.p.r. 30 set. 1963, n. 1409, art. 44).
d) Azioni di tutela volte al recupero sia di documenti appartenenti allo Stato che si trovino fuori della loro sede naturale, sia di documenti di proprietà di enti pubblici che si trovino in possesso altrui (d.p.r. 30 set. 1963, n. 1409, artt. 19-20).
Attività di protezione e conservazione
e) Autorizzazione allo scarto di documenti degli archivi degli enti pubblici e degli archivi privati per i quali sia intervenuta la dichiarazione di interesse culturale (d.lgs. 22 gen. 2004, n. 42, art. 21, comma 1, lettera d).
f) Autorizzazione allo spostamento, anche temporaneo, degli archivi storici degli enti pubblici e dei privati (d.lgs. 22 gen. 2004, n. 42, art. 21, comma 1, lettera b); lo spostamento degli archivi correnti degli enti pubblici non è soggetto ad autorizzazione, ma comporta l'obbligo di comunicazione alla Soprintendenza archivistica (d.lgs. 22 gen. 2004, n. 42, art. 21, comma 2).
g) Autorizzazione al trasferimento ad altre persone giuridiche di documentazione di archivi pubblici e di archivi privati dichiarati di interesse culturale (d.lgs. 22 gen. 2004, n. 42, art. 21, comma 1, lettera e): in questa fattispecie rientrano anche l'outsourcing e il trasferimento di archivi informatici.
h) Autorizzazione all'esecuzione di opere e lavori di qualunque genere sugli archivi vigilati (ad esempio lavori di restauro, digitalizzazione, riordinamento e inventariazione); l'autorizzazione è resa su progetto o, qualora sufficiente, su descrizione tecnica dell'intervento (d.lgs. 22 gen. 2004, n. 42, art. 21, commi 4 e 5). Nel caso di assoluta urgenza possono essere effettuati interventi provvisori indispensabili, purché ne sia data immediata comunicazione alla Soprintendenza, alla quale saranno tempestivamente inviati i progetti degli interventi definitivi, per la necessaria autorizzazione (d.lgs. 22 gen. 2004, n. 42, art. 27).
i) Certificazione, ai fini della detraibilità dalle imposte dirette e della deducibilità dal reddito di impresa, del carattere necessario e della congruità delle spese per interventi conservativi (restauro, riordinamento, inventariazione) sostenuti dai privati proprietari, possessori e detentori di archivi dichiarati di interesse culturale. L'accertamento della congruità delle spese è effettuato d'intesa con il competente ufficio dell'Agenzia del territorio (d.p.r. 22 dic. 1986, n. 917, modificato dal d.lgs. 12 dic. 2003, n. 344, artt. 15, comma 1, lettera g, e 100, comma 2, lettera e).
j) Vigilanza sull'ottemperanza agli obblighi conservativi e di fruibilità imposti ai soggetti pubblici e privati cui appartengono gli archivi: in particolare, per gli enti pubblici, la costituzione delle sezioni separate d'archivio (d.p.r. 30 set. 1963, n. 1409, art. 31; d.lgs. 22 gen. 2004, n. 42, art. 30 comma 4).
k) Intervento in caso di inadempienza degli obblighi stabiliti dalla legge: per i privati tramite l'imposizione di interventi conservativi (d.lgs. 22 gen. 2004, n. 42, artt. 32-33), per gli enti pubblici tramite la custodia coattiva negli Archivi di Stato competenti della parte di archivio che avrebbe dovuto costituire la sezione separata (d.lgs. 22 gen. 2004, n. 42, art. 43).
l) Valutazione sull’idoneità dei locali e dei dispositivi adibiti alla conservazione di archivi vigilati; questi vengono fissati nel luogo di destinazione dal proprietario, nel modo indicato dalla Soprintendenza (d.lgs. 22 gen. 2004, n. 42, art. 30).
m) Valutazione sull'ammissibilità ai contributi statali previsti per gli interventi di restauro e gli altri interventi conservativi eseguiti volontariamente dai privati a seguito di autorizzazione; i contributi sono concessi a lavori ultimati e collaudati (d.lgs. 22 gen. 2004, n. 42, artt. 31, 35-36).
n) Predisposizione delle procedure di consegna agli Archivi di Stato di archivi e singoli documenti loro affidati da privati a titolo di comodato, dagli enti pubblici a titolo di deposito (d.lgs. 22 gen. 2004, n. 42, art. 44).
o) Predisposizione dell'istruttoria per la donazione agli Archivi di Stato di archivi e singoli documenti da parte di privati (d.m. 13 giu. 1994, n. 495 e successive modificazioni).
p) Autorizzazione al prestito, per mostre ed esposizioni, di documenti appartenenti agli archivi vigilati (d.lgs. 22 gen. 2004, n. 42, art. 48, comma 1, lettera d). La competenza del soprintendente archivistico è circoscritta alle mostre che si tengono sul territorio nazionale, mentre per le mostre all'estero l'autorizzazione è rilasciata dalla Direzione generale per gli archivi (d.m. 6 lug. 2010, n. 250, pubblicato in G.U. 26 nov. 2010, n. 277).
Attività di controllo sui trasferimenti di proprietà o detenzione
q) Accoglimento della denuncia di trasferimento, a qualsiasi titolo oneroso o gratuito (vendita, successione, donazione), della proprietà o detenzione di archivi privati dichiarati di interesse culturale; la denuncia è presentata, a seconda dei casi, dall'alienante o dall'acquirente o dall'erede o dal legatario, e il soprintendente istruisce il procedimento per l'eventuale acquisto in via di prelazione da parte del Ministero o degli enti locali interessati (d.lgs. 22 gen. 2004, n. 42, artt. 59-62).
r) Attività di controllo sul commercio di documenti che abbiano interesse storico: tutti coloro che esercitano il commercio antiquario, come pure i soggetti privati che acquisiscano documenti aventi interesse storico, devono darne comunicazione al soprintendente il quale può avviare il procedimento per la dichiarazione di interesse culturale (d.lgs. 22 gen. 2004, n. 42, art. 63) e, successivamente, per l'esercizio del diritto di prelazione.
Attività di controllo sulla circolazione internazionale (uscita e ingresso definitivo o temporaneo)
s) Il Soprintendente archivistico esercita i compiti di ufficio esportazione nel caso di:
• uscita temporanea dal territorio nazionale, per manifestazioni, mostre o esposizioni, di documenti dello Stato e degli enti pubblici, di documenti di archivi privati dichiarati di interesse culturale o che comunque presentino interesse culturale (d.lgs. 22 gen. 2004, n. 42, art. 66);
• uscita definitiva dal territorio nazionale degli archivi e dei singoli documenti appartenenti a privati che presentino interesse culturale (d.lgs. 22 gen. 2004, n. 42, art. 68);
• importazione o spedizione in Italia di beni archivistici (d.lgs. 22 gen. 2004, n. 42, art. 72).
Attività in merito alla consultazione
t) Autorizzazione, agli studiosi che ne facciano richiesta, di consultare documentazione presso archivi privati dichiarati di interesse culturale (d.lgs. 22 gen. 2004, n. 42, art. 127, comma 1).
u) Concessione del parere per l’autorizzazione alla consultazione di documenti di carattere riservato conservati negli archivi storici degli enti pubblici (d.lgs. 22 gen. 2004, n. 42, art. 123, comma 3) e negli archivi privati utilizzati per scopi storici, anche se non dichiarati di interesse culturale (art. 127, comma 3); l'autorizzazione è rilasciata dal Ministero dell'interno (art. 123, commi 1 e 2).
v) Assistenza agli studiosi che facciano richiesta di consultare, presso la sede della Soprintendenza, gli inventari relativi agli archivi vigilati.
Attività di formazione e consulenza
z) Attività di formazione in materia archivistica, rivolta a personale addetto alla tenuta, alla conservazione, alla fruizione di archivi vigilati, sia storici sia correnti. Consulenza su metodi e strumenti per la gestione degli archivi correnti di enti pubblici, in particolare su tenuta del protocollo, quadri di classificazione e piani di conservazione; consulenza su criteri e metodi per il riordinamento e la descrizione degli archivi storici vigilati.
