La richiesta di autorizzazione allo spostamento dei propri archivi storici e di deposito deve contenere gli elementi sufficienti per consentire all'organo di vigilanza, di provvedere agli adempimenti amministrativi necessari all'emanazione del provvedimento autorizzativo.
In particolare essa deve indicare:
• luogo dove si intende spostare l'archivio
• motivi della richiesta di spostamento
• caratteristiche strutturali e impiantistiche dei locali destinati alla conservazione, in relazione alla sicurezza, alle norme antincendio e alla corretta conservazione dei documenti
• elaborati grafici dei locali
• l'elenco del materiale da trasferire con indicazione della tipologia, estremi cronologici e consistenza
• modalità dello spostamento.
Il Soprintendente archivistico può disporre che un funzionario dell'Istituto effettui, a fini istruttori e di vigilanza, il sopralluogo nei locali destinati ad accogliere la documentazione.
Conclusione del procedimento
Entro 180 giorni dalla data di ricezione della richiesta, il Soprintendente archivistico emana il provvedimento di autorizzazione allo spostamento dell'archivio.
Nel caso l'istanza di autorizzazione allo spostamento presentata dall'ente, o dal privato proprietario dell'archivio, risulti incompleta, è facoltà del Soprintendente richiedere documentazione integrativa. Tali richieste interrompono i termini del procedimento.
Il Soprintendente può prescrivere le misure da adottare affinché i locali destinati alla conservazione siano dotati dei requisiti necessari alla corretta conservazione e alla messa in sicurezza dei documenti. [Vedi Sedi archivistiche].
A spostamento avvenuto, l'ente pubblico o il privato proprietario dell'archivio, dovranno darne notizia alla Soprintendenza con comunicazione a firma del responsabile dell'archivio, o del dirigente del servizio cui l'archivio afferisce.
Con preavviso, non inferiore a cinque giorni, il Soprintendente archivistico può procedere ad una visita ispettiva ai locali in cui il materiale è stato trasferito, ai fini della verifica della conformità a quanto autorizzato.
Lo spostamento dipendente dal mutamento di dimora o di sede del detentore è invece preventivamente denunciato al Soprintendente che, entro trenta 30 giorni dal ricevimento della denuncia, può prescrivere le misure necessarie perché i beni non subiscano danno dal trasporto (D. Lgs. 42/2004, art. 21 c. 2).
